نویسنده: روابط عمومی 0 38 تاریخ انتشار : 06 مهر 1399

مهارت‌های مذاکره، پشتوانه‌ای برای موفقیت

بسیاری از ما، درباره مفاهیم کلیدی مذاکره، آموزشی ندیده ایم. در حالیکه مذاکره یکی از مهارت‌های اصلی زندگی شخصی و کاری ما محسوب می‌شود. حس اعتماد به نفس، همکاری و تمایل به تعالی گاها سبب می‌شوند که به مذاکره روی آوریم. اما به یاد داشته باشید که این ویژگی‌ها (خواسته و ناخواسته) بر مذاکره اثر می‌گذارند.

در برخی از مواقع, مذاکره را راهی برای تحقق بخشیدن به رویاهای حرفه‌ای و منحصربه فردتان می‌بینید، در اینجا شما مذاکره را به گونه ای تعریف کرده اید که طبق توانایی‌ها و نقاط قوت‌تان (که برای توسعه آنها تلاش بسیار کرده‌اید) پیش برود.

احتمالا برحسب تجربه به این موضوع پی برده‎‌اید که برای کسب منفعت در معامله‌های بزرگ باید از موضع قدرت مذاکره کنید. چه یک هنرجوی تازه کار باشید، چه یک مذاکره کننده قهار، در هر موقعیتی می‌بایست سطح مهارت‌های مذاکره خود را ارتقاء دهید و فنون بیشتر و جدیدتری را در این زمینه بیاموزید تا بتوانید سطح کسب وکار خود را بهبود بخشید.

کیت کانینگهام (Keith Cunningham) نویسنده کتاب how I do business سال های بسیاری صرف مطالعه و کسب تجربه در ارتباط با مذاکره کرده است. وی نتایج تحقیقات خود را در قالب مولفه‌های کلیدی برای داشتن یک مذاکره عالی و به دور از اختلاف و مشکل ارائه داد. در ادامه به بررسی و شرح این مولفه‌ها می‌پردازیم.

مذاکره چیست؟

مذاکره به معنای گفتگو بین دو یا چند نفر است که برای رسیدن به اهداف و خواسته‌هایشان لازم است با یکدیگر همکاری کنند. در مذاکره باید هر دو طرف امتیازها و سود متقابلی به یکدیگر بدهند، تا بتوان گفت مذاکره به خوبی پیش رفته است. شاهدیم که کسب وکارهای موفق، تکنیک‌های مذاکره‌ای را به کار می‌برند که در نهایت به تامین منافع حداکثری برای طرفین منجر می‌شود.

فرض کنید درحال مذاکره با شخصی هستید، می‌خواهید که طرفین به بیشترین سود برسند. اما در عین حال بیشترین منفعت و سود را نیز برای خود می‌خواهید. در مذاکره باید علاوه بر خود به منافع طرف مقابل نیز توجه داشته باشید. شما می‌خواهید که پس از تمام شدن مذاکره حس کنید که برنده شده‌اید. اما باید بدانید که طرف دیگر مذاکره نیز می‌خواهد همین احساس را داشته باشد. اگر یک طرف مذاکره احساس برنده بودن داشته باشد، این یک مذاکره واقعی نبوده است‌. در حقیقت طرفین به هیچ توافق و نظر مشترکی نرسیده‌اند و در واقع اختلاف نظر داشته‌اند.

مذاکره معناداری برای کسب وکارتان ایجاد کنید.

برای تحقق این هدف، باید این سوال را از خود بپرسید «کسب‌وکار من چقدر به مذاکره وابسته است؟» برای تحقق یک مذاکره معنا‌دار باید تعریفی از مذاکره ارائه دهید که مطابق با هویت برند و چشم‌انداز نهایی کسب‌وکارتان باشد. اصول و فنون مذاکره را یاد بگیرد و به طور همزمان نیز از تکنیک طوفان مغزی استفاده کنید تا بیاموزید چگونه این اصول و فنون را در مدل کسب وکاری خود به کار ببرید. به آنچه که کسب وکار شما را از رقبا متمایز می‌کند مانند برندینگ، بازاریابی و استراتژی‌های حفظ مشتری فکر کنید. با ایجاد یک استراتژی شخصی می‌توانید مهارت‌های مذاکره و همچنین اعتمادبه‌نفس خود را افزایش دهید.

مولفه‌های یک مذاکره اثربخش:

هر مذاکره‌ای از سه مولفه اصلی تشکیل شده است: خواسته‌ها، توافق و تمرکز بر روی برنامه‌های بلندمدت.

خواسته‌ها:

می‌دانیم در هر مذاکره‌ای، طرفین از یکدیگر خواسته‌هایی دارند. در واقع نیازها و خواسته‌ها، دلیل شروع مذاکرات هستند. فرض کنید در جست و جوی کار هستید. در یک مذاکره کاری، کارفرما از شما به عنوان کارجو انتظار دارد تا برای او کار کنید و شما نیز از او انتظار حقوق و مزایا دارید.

توافق:

نتیجه مذاکره برای هر دو طرف مهم است. طرفین مذاکره برحسب یک میل ذاتی، می‌خواهند که برنده شوند. اما به یاد داشته باشید که این تمایل نباید به ضرر طرف مقابل باشد. در واقع به جای آنکه به مذاکره رنگ و بویی خصمانه ببخشید، مذاکره را روشی برای حل مسائل و مشکلات به حساب آورید.

تمرکز بر روی برنامه‌های بلند مدت:

برای ایجاد یک مذاکره معنادار از خود بپرسید: کدام بخش از مذاکره برای من اهمیت بیشتری دارد؟ فرض کنید در حال مذاکره درباره میزان حقوق و مزایای یک شغل هستید. ممکن است بتوانید در این مذاکره از مزیت ۱۰ روز مرخصیِ با حقوق برخوردار شوید، اما دیگر ۵۰۰۰ دلار حقوق اضافی در ماه را نخواهید داشت.

این نکته را در ارتباط با مذاکره به خاطر بسپارید؛ همزمان که برای رسیدن به یک توافق تلاش می‌کنید، سعی کنید منشاء مذاکره را کشف کنید. مذاکره از علاقه‌مندی‌ها، رویاهای هدایتگر و اهداف مطلوب شما ناشی می‌شود.

به این موضوع فکر کنید که چرا می‌خواهید به این هدف و نتیجه برسید و چرا لایق آن هستید؟ در هر مذاکره‌ای باید برآورد کنید که چه چیزی از این مذاکره و توافق به دست خواهید آورد.

همانطور که می‌دانید تکنیک‌های مذاکره عموما حول گفت‌وو و مکالمه می‌چرخد. اگر دو طرف مذاکره نتوانند خواسته‌های خود را مطرح کنند، مذاکره به چه نتیجه‌ای خواهد رسید؟ برای مثال در یک مذاکره کاری و گفت‌وو حول حقوق و مزایا، به احتمال زیاد اعداد مختلفی پیشنهاد می‌شود و یا شاید ایمیل‌هایی نیز بین دو طرف مذاکره رد و بدل شود. اما آنچه اهمیت دارد طریقه گفت‌‌وگو طرفین است.

به یاد داشته باشید نباید عقایدتان را تحمیل کنید. شما می‌خواهید طرف مقابل، دیدگاه‌تان را بداند. همچنین شما باید به صحبت‌های مخاطب خود گوش دهید و خواسته‌های ایشان را بشنوید. شما باید بفهمید طرف مقابلتان چگونه مذاکره را پیش می‌برد و دلیل خواسته‌هایشان را بفهمید. در این حالت می‌توانید مسیر مذاکره خود را خلق کنید.

توانایی همدلی با طرف دیگر مذاکره، قلب مذاکره محسوب می‌شود. همدلی، موجب اثربخشی مذاکره در دنیای واقعی است. همدلی به مذاکره معنا می‌بخشد زیرا راهی برای مشارکت ایجاد می‌کند.

7 اصل کلیدی مذاکره:

برای رسیدن به نتیجه مطلوب در مذاکره، پیشنهاد می‌شود 7 اصل زیر را مدنظر قرار دهید.

1- به زبان بدنتان دقت کنید.

یکی از کلیدی‌ترین جنبه‌های مذاکره، زبان بدن است. همانطور که می‌دانید هنگامی که ذهن، بدن و احساساتتان هماهنگ باشد، اعتماد به نفس بیشتری خواهید داشت. نحوه ایستادن و یا نشستن شما، بیانگر وضعیت روحی و افکار شماست. برای مثال قوز کردن شما را فردی بی‌اراده و غیرقابل اعتماد جلوه می‌دهد یا شاید سبب شود طرف مقابل فکر کند شما به مذاکره اهمیتی نمی‌دهید و یا باعث شود طرف مقابل احساس کند شما عصبی هستید یا استرس دارید. پس در مذاکره صاف بنشینید و بدنتان را به سمت مخاطب خود متمایل کنید.

2- با ظاهری آراسته در مذاکره حاضر شوید.

به طورکلی در یک جلسه مذاکره پوشیدن تی شرت و شلوارک و یا به طور کلی لباس‌های غیررسمی توصیه نمی‌شود. با لباس‌های تمیز و آراسته در یک جلسه مذاکره حاضر شوید انگار که یک مصاحبه شغلی دارید.

احساس اطمینان از آراستگی ظاهرتان در روز مذاکره، اعتماد به نفستان را افزایش می‌دهد.

3- اعتماد به نفستان را نشان دهید.

در لحظات اولیه مذاکره ممکن است احساس کنید اعتماد به نفس کافی ندارید. اما بدانید می‌توانید آن را ایجاد کنید. کافیست نشان دهید که از خودتان و خواسته‌تان مطمئن هستید، با این کار، طرف مقابلتان نیز به شما اطمینان پیدا می‌کند. همین اطمینان باعث می‌شود طرف مقابل دیدگاه‌ها و خواسته‌های شما را بررسی کند. این امر در مذاکره برای شما یک امتیاز محسوب می‌شود.

4- دیدگاه‌های مشترکتان را بیابید.

اگر احساس کردید در یک مذاکره به بن بست خورده اید، به یاد آورید که دلیل اصلی مذاکره، حل مشکل و رسیدن به توافق است. در مذاکره، به جای مخالفت با طرق مقابلتان، سعی کنید او را بهتر درک کنید و با وی همکاری کنید تا مذاکره با موفقیت به پایان برسد و منافع دو طرف محقق شود.

5- ذهن خود را باز نگه دارید.

اتعطافپذیری در مذاکره بسیار مهم است. در واقع شما باید بتوانید به ذهنیتی در راستای اهداف و خواسته‌های طرف مقابل برسید و صرفا بر خواسته‌های خود تاکید نکنید. پیشنهاد می‌شود با ایجاد فهرستی از نتایجی که منفعت بیشتری را حاصل می‌کنند، برای مذاکره آماده شوید. هنگامی که بدانید چه عواملی سبب می‌شود تا کسب وکارتان پیشرفت کند و نسبت به این موضوع آگاهانه برخورد کنید، به راحتی می‌توانید از طریق گزینه‌های مختلف به خواسته خود برسید.

6- به جای پیشنهاد دادن، به اکتشاف بپردازید.

مفهوم گفت‌وگو در مذاکره‌های کاری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و می‌بایست به آن توجه ویژهای شود. هنگامی که در حال مذاکره با طرف مقابلتان هستید، همزمان می‌بایست پیشنهادهای خود را در ذهنتان مرور کنید. این نکته را به خاطر بسپارید که دلیل گفت‌وگوی شما با افراد این است که راه‌حل‌های محتمل را بررسی کنید نه اینکه راه‌حل نهایی ارائه دهید. به بیان ساده‌تر، جست‌وجو و بررسی درباره یک موضوع، درهای مذاکره را باز می‌کند درحالیکه پیشنهاد دادن، درهای مذاکره را می‌بندد.

7- سکوت همانند طلاست. بهتر است در مذاکره گاهی سکوت کنید.

در امر مذاکره؛ چه بی‌تجربه باشید و چه قهار، بدون شک با موقعیت‌هایی روبه رو شده اید که نمی‌دانید چه باید بگویید! این حالت، بهترین فرصت برای تمرین سکوت در مذاکره است؛ اما متاسفانه کمتر به این امر توجه می‌شود. در مذاکره به جای اینکه جواب‌های نادرست و بدون فکر بدهید، بهتر است سکوت کنید و به خودتان وقت تفکر دهید. مذاکره بدون هیچ گونه ذهنیتی از موضوع معنا ندارد. لحظه‌ای سکوت و تامل ممکن است سبب شود طرف مقابل راه‌حلی برای مشکل پیدا کند. شاید دو طرف مذاکره تصمیم بگیرند جهت تازه‌ای را برای گفت‌وگو پیش گیرند. به طور کلی، مهارت‌های مشارکتی که از طریق مذاکره به دست می‌آورید، می‌تواند بر مسیر شغلی شما و روابط حرفه‌ای‌تان تاثیر زیادی بگذارد.